كيفية إدارة الوقت

إنشاء خطة يومية

وضع خطة للبرنامج اليومي في الليل قبل النوم أو في الصباح الباكر، الأمر الذي من شأنه أن يساعد على إعطاء النظرة حول كيفية تمضية اليوم، وبالتالي تكون المهمة بالالتزام بالخطة قدر المستطاع.

تحديد وقت لكل مهمة

يساعد تحديد الوقت لإنجاز مهمة ما على عدم التباطؤ في العمل، وإنهاء المهام في الوقت المخصص له، فعلى سبيل المثال يمكن وضع مهلة معينة لإنهاء مهمة قبل العاشرة صباحاً، ومهمة أخرى بحلول الثالثة مساءً، ومهمة ثالثة بحلول الخامسة والنصف مساءً.

تحليل المهام

تحليل المهام إلى مكوّناتها، وكتابة الخطوات بشكل واضح ودقيق، إذ من الممكن إنجاز كلّ خطوة على حدة، وإكمالها قبل الانتقال إلى المهمة التالية، بالإضافة إلى إمكانية الحفاظ على الحماس من خلال مكافأة النفس عند الإنجاز وتحقيق الأهداف.

تنظيم الوقت

يمكن تنظيم الوقت من خلال تسجيل كل ما يتمّ القيام به لمدة أسبوع وبتفاصيل دقيقة، لمعرفة الأشياء التي تُضيع الوقت والحدّ منها، ثمّ فحص هذا السجل للتأكّد من طريقة استغلال الوقت، بالإضافة إلى إمكانية تسهيل الأمور من خلال عدم ترك الأعمال للحظات الأخيرة، وتطوير روتين عمل معين، والحفاظ على تأدية العمل بانتظام، والالتزام بجدول زمنيّ حتى يتمّ الالتزام بالمواعيد في الوقت المناسب.

تتبع الوقت

يساعد تتبّع الوقت على معرفة كيفية تمضية الوقت، وتحليله سواء تمّت تمضيته في العمل، أو في الترفيه، أو لأسباب شخصية، أو مع العائلة، وذلك من خلال تتبع كل ما يحدث باليوم وكتابته دون اختصار على فترات تتراوح لمدة ربع ساعة لأسبوع أو لأسبوعين، وتحديد المهمة التي تتطلّب وقتاً أطول، وتحديد الوقت الذي يكون فيه الفرد أكثر نشاطاً وفعالية خلال اليوم، وبالتالي فإنّ ذلك سيساهم في استغلال الوقت لتحديد خطة العمل، بالإضافة إلى امتلاك شعور جيد بمقدار الوقت الذي تتطلّبه الأنشطة الروتينية، حيث يساعد في أن يكون التخطيط أكثر واقعية، وقدرة على تقييم كمية الوقت المطلوبة للنشاطات الأخرى.

عمل بيئة مناسبة للعمل

يعدّ اختيار الفرد البيئة المناسبة للقيام بالعمل، كوضع الديكور الملهم، عاملاً مهما في زيادة الإنتاجية العامة، والشعور بالحماس والعاطفة.

تسجيل المهام

يُعدّ وضع المهام الواجب فعلها من الطرق المهمة للقيام بعمل معين، كأن يقوم بوضع المهام الواجب فعلها وتحديدها حسب الأولوية، ثمّ تنظيمها وتجميعها، قبل الشروع بعمل معين في اليوم.

التركيز على المهمة

يُفضّل التركيز على كلّ مهمة على حدة في وقت معين، وذلك لإنجاز العمل بشكل أسرع، والاستفادة من الوقت، حيث إنّ القيام بعدة مهام في الوقت ذاته، سيمنع التركيز، ويقلّل الإنتاجية في العمل، ممّا سيستغرق وقتاً أطول لإنجازها، مع عدم إعطاء الاهتمام الكافي لكلّ مهمة.

تجنب الملهيات

يُفضّل إتمام المهام قبل الانتقال إلى إلى شيء آخر، حيث يمكن للأشياء الأخرى بأن تؤجّل، كما أنّ الملهيات تقوم على تشويش الأفكار وسير العمل، وبالتالي إن كان الفرد في منتصف مهمة معينة، وتوقّف عن العمل لفعل شيء آخر، فإنّه من الصعب العودة إلى وضعية العمل.