أهمية نظم المعلومات

تعريف نظم المعلومات

تُعرّف نظم المعلومات (بالإنجليزية: Information System) بأنها مجموعة من الإجراءات والوحدات الإداريّة الخاصة بجمع البيانات، ومعالجتها، وإبلاغ النتائج لمستخدميها، فالمعلومات التي تكون متداخلة مع بعضها البعض يتم معالجتها وتوزيعها وتوفيرها بمنهاج صحيح. وهي بيانات داخل المؤسسة أو المنظمة أو أي جهة أخرى توحّدت في شكل معين من التفاعل المنتظم كي تشكل كلاً منتظماً، بالإضافة إلى تشكيل تصوّر آنيٍّ ومستقبليّ مناسب عن موضوع البحث، ويتكوّن نظام المعلومات من خمسة مكونات رئيسة؛ هي الأجهزة، والبرمجيات، وقواعد البيانات، والشبكات، والمستخدمين.

تصنيفات نظم المعلومات

يتم تصنيف أنظمة المعلومات في مختلف المؤسسات على أساس طريقة استخدام المعلومات، لذا يمكن تلخيص التصنيفات الخاصة بأنظمة المعلومات بما يلي:

• نظام دعم العمليات (Operations support system): وهو أن يتم إدخال البيانات من قبل المستخدم حتى تتم معالجتها لإعطاء التقارير اللازمة، والهدف من هذا التصنيف هو تسهيل المعاملات ومراقبة عملية الإنتاج.
• نظام معالجة المعاملات (Transaction Processing System): وهو التصنيف الذي يختص بالمعاملات الحسابية التي يجب أن تمر معالجتها على إدارة المنظمة، مثل معاملات المبيعات، والعوائد، والنفقات، والتسويق، وغيرها من المعاملات التي يجب أن تمر على إدارة المنظمة.
• نظام التحكم بالعمليات (Process Control System): وهو أن يتم اتخاذ القرارات بواسطة الحاسوب فقط بدون التدخّل البشريّ.
• نظام التعاون بين المؤسسات (Enterprise Collaboration System): وهو أن يتم تحسين الاتصال وتبادل المعلومات بين مختلف الأقسام والمؤسسات.
• نظام دعم الإدارة (Management Support System): وهو أن يتم تسهيل عمليّة اتخاذ القرارات من قبل الإدارة.

مجالات نظم المعلومات

في ظل التطور الكبير الحاصل في مجال نظم المعلومات والتكنولوجيا الحديثة، أصبحت المعلومات تمتاز بأهمية خاصة لدى مختلف المؤسسات والشركات، لما توفره من معرفة حول طريقة وكيفية تطوير الإنتاج، ومتى من الممكن أن يتم ذلك، وما هي المراحل التي يجب دراستها وتنفيذها وتطويرها لكي يتم ذلك بالطريقة الأنسب والأفضل، لذا توجد العديد من المجالات والتصنيفات لأنظمة المعلومات في الشركات والمؤسسات ومنها:

• نظم المعلومات الإدارية (بالإنجليزية: Management Information System).
• أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب (بالإنجليزية: Office Automation Systems).
• نظم إتخاذ القرار (بالإنجليزية: Decision Support System).
• نظم الدعم التنفيذي (بالإنجليزية: Executive Support Systems).
• نظم معرفة العمل (بالإنجليزية: Knowledge Work Systems ).

أهميّة نظم المعلومات

من المؤكد أنّ أهمية نظم المعلومات واضحة بشكل كبير في مختلف تخصصات علوم الحاسوب، لذا أصبحت فرعاً رئيسيّاً في مختلف الجامعات، وأصبح من غير الممكن أن تتطوّر مختلف المؤسسات والشركات بدون اعتمادها على نظم معلومات معيّنة، لما توفره نظم المعلومات من الفوائد والمعايير اللازمة لعملية التطوّر والتقدّم، ومن الممكن تلخيص أهميّة نظم المعلومات بما يلي:

• التميّز التشغيلي، بحيث تعمل الشركة على رفع كفاءة عملياتها لتحصيل ربح أكبر، عن طريق توفير احتياجات العملاء بشكل مستمر.
• رفع الإنتاجية وتحسين مستوى الكفاءة في الشركة.
• ابتكار خدمات ومنتجات ونماذج للأعمل بشكل مستمر ومتجدد.
• تساعد نظم المعلومات على عمليّة اتخاذ القرار، كما تعطي الفرصة لمدراء الشركات للتخطيط بشكل أكبر فيما يخص استراتيجية الشركات.
• تمكّن المنظمة من اكتساب ميزة تنافسية، وتحقيق النتائج بأقل وقت وجهد وتكلفة ممكنة.
• تخفيض نسبة التكاليف، وخلق فرص جديدة في سوق العمل.
• سهولة التخطيط وتحليل مختلف البيانات، والتحكم الكبير في بيانات الشركة.
• تقليص الوقت الذي يضيع على الأعمال الروتينيّة؛ كإدخال البيانات، والإجراءات البسيطة، مما يتيح إنجاز المهام الاسترتيجية المهمة، والسرعة في توثيق واسترجاع المعلومات.
• تنفيذ مختلف المهام الإدارية بشكل سهل وصحيح، وجعل الإدارة تستجيب بشكل أسرع وأكبر للفرص الجديدة والتعامل معها.
• دراسة المشاكل بمختلف أنواعها والقدرة على حلها.
• تحقيق نتائج مثالية بأقل الجهد والوقت والتكاليف، وزيادة نسبة العائدات للشركة.

التحديات التي تواجه نظم المعلومات

من الطبيعي أن يواجه أي نظام يُطبّق في المؤسسات والمنظمات مجموعة من التحديات والمشاكل عند تطبيقه، ومن التحديات التي تواجه نظام المعلومات:

• الافتقار للموارد البشريّة: مِنَ المُشكِلات التي تواجِه نُظُم المَعلومات الافتقار للموارد البشريّة اللازمة لتنفيذ أهداف ومعايير نظم المعلومات في الشركة.
• عدم التواصل: إنّ عدم وجود معلومات من المدراء والمستخدمين حول طريقة التعاون مع الفريق المختصّ بتصميم نظم الملعومات يُعدّ من أكثر المشاكل والتحديات التي تواجه الشركات والمؤسسات المختلفة.
• التشارك والتواصل بين مُتخصّصي تكنولوجيا المَعلومات ومستَخدِمِي النظام: يَجِدُ المُستخدِمون صُعوبة في نقلِ المَعلومات لافتقادِهِم القُدرَة على بيانِ المشكلة بصورة تقنيّة، لذلك يجب على نظام المعلومات أن يقوم بنقلها بصورة تقنيّة كِي تكونَ الصورة أوضح لمختصّي تكنولوجيا المعلومات.
• نقص التعلم والثقافة: من أكبر المشاكل التي تواجهها الشركات هي نقص التعلم والثقافة لدى بعض الموظفين، مما قد ينعكس سلباً على أدائهم ونتائج عملهم، وبالتالي سيؤثر بشكل طبيعي في مردود الشركة ومستوى وكفاءة إنتاجها، وقد يكون النقص في التعلم سببه البيئة المحيطة أو طبيعة التفكير لدى الموظف وغيرها من العوامل المؤثرة.
• التكيف مع التغييرات: وهي أن يكون النظام قابلاً للتكيف مع التغييرات التي قد تطراً على المؤسسة أو على بعض خصائص النظام نفسه.
• الاستعمال بسهولة: وهي أن يكون النظام ومخرجاته قابلاً للاستخدام بشكل سهل وغير معقد بالنسبة للمستخدمين.
• عدم وجود المستشارين المختصين لتصميم نظم المعلومات ومتطلباته من برمجيات مختلفة.