مهارة إعداد التقارير (الكتابة)
مقدمة
تعتمد المنظمات الحديثة في مختلف المجالات على عمليات يومية تحوي البيانات والمعلومات التي تلزم في مختلف المستويات الإدارية والتقنية التي تحقق أهدافها من خلال اتخاذ القرارات المناسبة بناءاً على البيانات والمعلومات التي تم جمعها. ومن هنا تأتي أهمية الإتصال في العملية الإدارية من خلال التقارير التي تقوم على تقديم البيانات والمعلومات بشكل ملخص ومنسق وينقل الصورة الدقيقة ويفي بالغرض.
البيانات والمعلومات
البيانات: هي حقائق وأرقام ورموز وحروف وكلمات وإشارات عن موقف أو فكرة مثل رقم إنتاج أو أرقام مبيعات.
المعلومات: هي عبارة عن بيانات مرتبة ومنظمة حسب الهدف أو الغاية تفي في اتخاذ قرار مثل تقرير ميزانية.
مفهوم التقارير
– التقارير هي عرض للبيانات بعد تحويلها إلى معلومات في شكل مناسب.
– هي عرض للبيانات والحقائق لموضوع أو تحدٍّ ما وعرضها بشكل محلل ومبسط وواضح ومنظم ويحتوي على التوصيات اللازمة نتيجة النتائج التي تم التوصل إليها .
أجزاء التقارير
– الغلاف. – المحتويات. – متن التقرير (حيث يتكون من المقدمة والموضوع والنتائج والتوصيات والجداول والملاحق والتوثيق)
إقرأ أيضا:كيف أصبح كاتبة خواطرخصائص التقارير
– الوضوح. – البساطة (التدرج من البساطة نحو التعقيد للبيانات). – الدقة. – تسلسل الأفكار (تدرج زمني ومكاني للبيانات). – الموضوعية. – الإيجاز. – الشمولية. – الشفافية. – الذكاء.
مراحل إعداد التقارير
– جمع البيانات. – تفريغ البيانات. – تحليل البيانات. – استخراج النتائج. – ذكر التوصيات. – كتابة التقرير. – نشر التقرير للجهة المعنية.
أهمية التقارير
– تساعد الإدارة (المنظمة) على: التخطيط، التوجيه والإشراف، المتابعة والتقييم والتقويم، تقديم التغذية الراجعة. – تزويد الإدارة في المعلومات التي تساعد على حل النزاعات وإدارة النزاعات و تدارك الخطأ وحل المشكلات. – وسيلة إتصال وتواصل فعالة. – طريقة لتوثيق الأعمال والأنشطة والفعاليات. – تبادل الخبرات والأفكار والثقافات. – تقوم على تفسير موقف ما. – وسيلة لعرض الأفكار والمقترحات والنتائج . – عرض أفكار أو مقترحات جديدة. – تدعم اتخاذ القرار المناسب. – تساعد في الوصول إلى الرؤية والرسالة.
مهارة كتابة التقارير
كتابة التقارير ليست سهلة أو بسيطة كما يعتقد البعض، فلها أصول علميّة ومبنيّة على المعرفة والمهارة التي تنعكس على كتابتها مثل: – مقدرة الكاتب على التفكير المنطقي – مقدرة الكاتب على الاستقصاء والاستنتاج وضبط الأمور – مقدرة الكاتب على التعبير والصياغة المناسبة – مقدرة الكاتب و مدى تمكنه من قواعد اللغة والإملاء.
إقرأ أيضا:موضوع تعبير عن عمل المرأةأنواع التقارير حسب الفئات
– تقارير حسب الهدف (دراسة، متابعة وتقييم،…) – تقاير حسب الزمن (بشكل دوري أو غير دوري) – تقارير حسب المحتوى (مالية، فردية، جماعية، أنشطة،…) – تقارير حسب الشكل (يتم تصميمها سابقاً أو عشوائية) – تقارير حسب المنهج (إحصائية، وصفية، مقارنة،…) – تقارير حسب الجهة (داخلية أو خارجية)
إقرأ أيضا:موضوع قصير عن الأممراحل إعداد التقارير
– مرحلة التحضير والتجهيز. – مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي. – مرحلة الطباعة. – مرحلة المراجعة والتشطيب النهائي.
الهيكل العام لكتابة التقارير
البداية الغلاف والفهرس والملخص والمقدمة، وعرض المعلومات والحقائق والجداول والرسوم البيانية والدراسة والتحليل، والنتائج والتوصيات والملاحق والخاتمة .
