كيفية كتابة رسالة

طريقة كتابة الرسالة غير الرسمية

الرسالة غير الرسمية هي الرسالة التي يكتبها الأشخاص بغرض توجيهها إلى الأقارب والأصدقاء، أو أي شخص تربطهم به علاقة غير رسمية حتى لو كان شريك بالعمل، أو أحد العاملين لديهم، وتختلف طريقة كتابة الرسالة من بلد لآخر، ويمكن تلخيص طريقة كتابة الرسالة غير الرسمية باللغة العربية في الخطوات الآتية:

• كتابة عنوان المرسل في القسم العلوي الأيسر من الصفحة، وذلك لأنه قد يود المرسل إليه الرد على الرسالة، لذلك لابد له من أن يعرف عنوان المرسل حتى يتسنى له ذلك.
• كتابة عنوان المرسل إليه على غلاف الرسالة، ويمكن كتابته في الجزء العلوي الأيمن بالصفحة أسفل عنوان المرسل مباشرة.
• كتابة التاريخ أسفل عنوان المرسل مباشرة، ويفضل كتابة السنة والشهر واليوم، ولا مانع من كتابة الشهر واليوم فقط.
• بعد ذلك تتم كتابة محتوى الرسالة بطريقة شخصية وودية، تعتمد على طريقة التعامل مع المرسل إليه في الحياة الواقعية، بحيث يتم ذكر السبب من الكتابة بالفقرة الأولى، وفي الفقرات التالية يتم ذكر التفاصيل حول الموضوع الذي كتبت الرسالة من أجله، وفي النهاية يتم تقديم الملاحظات الختامية للرسالة في آخر فقرة.
• كتابة جملة ختامية مثل “أتطلع لرؤيتك قريباً” أو “أتمنى أن تكون بخير”.
• التوقيع، ويكون الخيار للمرسل في اختيار طريقة التوقيع مثل “بالتوفيق” أو “صديقك …” وغيرها.

طريقة كتابة الرسالة الرسمية

تكتب الرسالة الرسمية من خلال اتباع الخطوات الآتية:

• بدء الرسالة بكتابة “عزيزي السيد” أو “عزيزتي السيدة”.
• يقوم المرسل في الفقرة الأولى بالتعريف عن نفسه، وذكر السبب الذي كتبت الرسالة من أجله.
• كتابة المعلومات الأساسية والتفاصيل حول موضوع الرسالة في الفقرة الثانية وما يتبعها من فقرات.
• توضيح الهدف من الرسالة في الفقرة الختامية، مع كتابة بعض الجمل مثل “أتطلع للحصول على فرصة من أجل مناقشة هذا الموضوع معك بشكل أكبر”.

نصائح لكتابة رسالة رسمية

يوجدة عدة أمور يجب الانتباه لها عند كتابة رسالة رسمية، ومن أهمها:

• استخدام لغة صحيحة، حيث يجب كتابة الرسالة بطريقة رسمية ومهذبة، حتى ولو كانت رسالة شكوى.
• تدقيق الرسالة بعد الانتهاء من كتابتها، وذلك بهدف التأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية.
• كتابة الرسالة بطريقة ملفته وجذابة، وذلك من أجل لفت انتباه المرسل إليه وكسب اهتمامه حول الموضوع الذي كتب من أجله.
• كتابة العنوان والتاريخ في الجزء الأيسر العلوي من الرسالة فقط دون كتابة اسم المرسل.